I template di tipo Utility vengono utilizzati per inviare comunicazioni informative o transazionali relative ad azioni già avviate dall’utente, come:
- conferme di appuntamento
- aggiornamenti sull’account
- notifiche di pagamento o fatturazione
- messaggi di riepilogo ordine o assistenza
Sono fondamentali quando si vuole comunicare al cliente fuori dalla finestra di 24 ore in modo conforme alle policy di META
Fase 1 – Accedi alla sezione Templates
Dal menu laterale di WA Smart Business, clicca sulla voce “Templates” e poi su “Aggiungi Nuovo Modello“.
Fase 2 – Inserisci il nome del template
All’interno della sezione “STEP 1 – GENERALE” nel campo “Nome Template del messaggio“, scrivi un nome descrittivo e facilmente riconoscibile, che ti aiuti a identificarlo rapidamente in futuro.
Ti consigliamo di usare una nomenclatura chiara e coerente, come:
- conferma appuntamento
- notifica pagamento
- riepilogo ordine cliente
Il nome non sarà visibile al cliente finale, ma serve solo per uso interno, quindi privilegia la funzionalità rispetto all’estetica.
Suggerimento: evita nomi generici come “template1” o “messaggio_test” perché renderanno più difficile la gestione in futuro, soprattutto quando avrai molti template attivi.
Nell’esempio qui sotto, è stato definito il nome “conferma appuntamento”
Fase 3 – Scegli la categoria di template “Utility”
All’interno della sezione “STEP 2 – CATEGORIA TEMPLATE” seleziona la categoria “Utility“, dedicata a messaggi di servizio su ordini, account o appuntamenti.
Approfondisci guardando alcuni esempi di template di utility.
Fase 4 – Inserisci un titolo (facoltativo)
All’interno della sezione “STEP 3 – TITOLO (Facoltativo)“, il campo è opzionale, ma può migliorare la chiarezza del messaggio agli occhi del destinatario. Questo elemento compare in grassetto in alto nella conversazione WhatsApp.
Hai diverse opzioni tra cui scegliere:
- Nessuno: nessun titolo verrà mostrato nel messaggio
- Testo: puoi inserire una breve frase introduttiva (Esempio: “Appuntamento confermato” oppure “Riepilogo ordine”)
- Immagine (Formato JPG o PNG, dimensione massima 4MB): puoi caricare un’immagine che verrà mostrata come intestazione (Esempio: un logo o un’anteprima prodotto)
- Documento (Formato PDF, dimensione massima 10MB): permette di allegare un file PDF
- Video (Formato MP4, dimensione massima 12MB): puoi allegare un breve video da mostrare in anteprima
- Luogo: consente di inserire una posizione geografica con mappa (utile, ad esempio, per indicare la sede dell’appuntamento).
In questo step è stata scelta l’opzione “Testo“, con il titolo: Appuntamento confermato
Fase 5: Scrivi il corpo del messaggio
All’interno della sezione “STEP 4 – CORPO DEL MASSAGGIO“ inserisci il testo principale del template. Se vuoi rendere il messaggio personalizzabile (Esempio: nome cliente, data appuntamento, numero ordine), puoi inserire delle variabili dinamiche.
- Clicca sul pulsante “Aggiungi variabile” sotto il campo del messaggio.
- Apparirà un riquadro azzurro nella sezione sottostante, dove dovrai definire a cosa serve quella variabile.
Se nel corpo del messaggio scrivi:
» Esempio: Ciao {{1}}, ti confermiamo l’appuntamento con il nostro tecnico per il giorno {{2}} alle ore {{3}} presso l’indirizzo {{4}}. Per qualsiasi esigenza puoi contattarci qui {{5}}.
dovrai definire manualmente nel riquadro azzurro ogni singola variabile aggiunta:
- Variabile 1: NOME (bisogna definire un esempio nel campo della variabile 1, che nel riquadro ha come segnaposto “{ 1 } Inserisci un esempio per il campo dinamico” )
- Variabile 2: DATA APPUNTAMENTO (bisogna definire un esempio nel campo della variabile 2, che nel riquadro ha come segnaposto “{ 2 } Inserisci un esempio per il campo dinamico” )
- Variabile 3: ORARIO APPUNTAMENTO (bisogna definire un esempio nel campo della variabile 3, che nel riquadro ha come segnaposto “{ 3 } Inserisci un esempio per il campo dinamico” )
- Variabile 4: LUOGO APPUNTAMENTO (bisogna definire un esempio nel campo della variabile 4, che nel riquadro ha come segnaposto “{ 4 } Inserisci un esempio per il campo dinamico” )
- Variabile 5: CONTATTI (bisogna definire un esempio nel campo della variabile 5, che nel riquadro ha come segnaposto “{ 5 } Inserisci un esempio per il campo dinamico” )
È possibile utilizzare fino a 8 variabili, facendo attenzione a evitare errori che potrebbero compromettere l’approvazione del template. Approfondisci come prevenire i rifiuti più comuni.
Questo passaggio è fondamentale: Meta richiede che ogni variabile venga definita chiaramente per approvare il template
Fase 6 – Aggiungi un piè di pagina e pulsante (facoltativo)
In questa fase puoi personalizzare ulteriormente il tuo template aggiungendo due elementi opzionali:
- Piè di pagina (STEP 5 – PIÈ DI PAGINA (Facoltativo)): una breve frase conclusiva che viene visualizzata in fondo al messaggio. È utile per inserire un saluto, una firma o un messaggio di ringraziamento.
» Esempio: Grazie per aver scelto il nostro servizio - Pulsante (STEP 6 – PULSANTI (Facoltativo)): permette all’utente di compiere un’azione diretta, come visitare un link, chiamare un numero o copiare un codice. Puoi aggiungere fino a 2 pulsanti, ma devono avere azioni diverse. In questo esempio, è stato inserito un pulsante con link per contattare l’assistenza.
» Esempio: pulsante “Contatta assistenza” con URL: https://www.wasmartbusiness.com/contatti/
Questi elementi non sono obbligatori, ma migliorano l’efficacia del messaggio e l’esperienza dell’utente su WhatsApp.
Fase 7 – Invia il template in approvazione
Una volta compilati tutti i campi richiesti, clicca sul pulsante “Invia in approvazione” in alto a destra. Il template verrà inviato a Meta per la verifica e, se conforme, sarà approvato entro 24h.
Solo dopo l’approvazione da parte di META potrai utilizzarlo all’interno di automazioni o invii manuali su WA Smart Business.
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