Con le Automazioni Ricorrenti di WA Smart Business puoi programmare invii periodici o legati a una data (Esempio: compleanni, anniversari, ricorrenze contrattuali), ma anche follow-up dopo un certo intervallo (Esempio: 2 giorni dopo l’iscrizione alla newsletter invii un codice sconto).
Importante: ogni Automazione Ricorrente deve essere obbligatoriamente associata a un Gruppo o a un Tag. L’automazione invierà i messaggi solo a quel sottoinsieme di contatti
Fase 1 – Apri il modulo “Automazioni Ricorrenti”
Dal menu laterale sinistro, clicca sull’icona Strumenti
Nella sezione Moduli Aggiuntivi, all’interno del box “Automazioni ricorrenti” clicca su Configura
Fase 2 – Crea una nuova automazione
All’interno della pagina dedicata alle automazioni ricorrenti, clicca Aggiungi nuova automazione
Assegna un Nome chiaro (Esempio: “Newsletter – Sconto dopo 2 giorni”) e abilita l’automazione.
Fase 3 – Associa i contatti (obbligatorio)
Ogni automazione ricorrente deve essere collegata a un insieme preciso di contatti. Puoi scegliere una sola modalità di associazione:
- Associa per Gruppo → l’automazione si applica a tutti i contatti presenti in un gruppo specifico (Esempio: Newsletter, Clienti VIP)
- Associa per Tag → l’automazione si applica a tutti i contatti che hanno un determinato tag (Esempio: Lead Fiera 2025, Ha richiesto catalogo)
Attenzione: dopo aver pubblicato l’automazione non potrai più cambiare il gruppo o il tag associato. Se in futuro devi modificare il pubblico, sarà necessario eliminare l’automazione e crearne una nuova con il nuovo criterio
Esempio pratico della guida: in questo caso associamo l’automazione al Gruppo = Newsletter, così tutti gli utenti che si iscrivono riceveranno in automatico i messaggi programmati.
Per associare il gruppo Newsletter clicca su “Associa per Gruppo”
e clicca poi su “Newsletter”
Fase 4 – Pianificazione invio
Definisci quando e con quale cadenza inviare. Hai due tipi di scenari:
A) Ricorrenze “a cadenza” (Giorno/Settimana/Mese/Anno)
- Giorno
Usa questa opzione quando vuoi che il sistema invii un messaggio ogni X giorni
– Ripeti ogni: imposta l’intervallo in giorni (Esempio: “3” → ogni 3 giorni)
– Frequenza: seleziona “Giorno”
– A partire dal: stabilisce la data e l’ora del primo invio. Da quel momento il sistema invierà automaticamente ogni X giorni
- Settimana
Usa questa opzione per programmare invii settimanali sempre nello stesso giorno.
– Ripeti ogni: imposta l’intervallo in settimane (Esempio: “2” → ogni 2 settimane)
– Frequenza: seleziona “Settimana”
– Giorno: scegli il giorno fisso della settimana (Esempio: ogni lunedì)
– A partire dal: stabilisce data e ora del primo invio; il sistema userà questo giorno come riferimento
- Mese
Perfetto per invii mensili programmati in una data precisa
– Ripeti ogni: imposta l’intervallo in mesi (Esempio: “1” → ogni mese, “3” → ogni 3 mesi)
– Frequenza: seleziona “Mese”
– A partire dal: definisce giorno e ora di invio, che verranno replicati ogni mese secondo l’intervallo impostato.
- Anno
Usa questa opzione per ricorrenze annuali non legate a un campo specifico in rubrica (per compleanni o scadenze personalizzate usa invece Condizione su data)
– Ripeti ogni: imposta ogni quanti anni deve ripetersi l’invio (Esempio: “1” → ogni anno)
– Frequenza: seleziona “Anno”
– A partire dal: indica giorno e ora del primo invio, che si ripeterà ogni anno
B) Ricorrenze “su una data del contatto” (Condizione su data)
Questa opzione serve quando l’invio deve basarsi su un campo data già salvato nel profilo del contatto (Esempio: Data di nascita, Data di registrazione, Data di scadenza contratto). È ideale per compleanni, anniversari, rinnovi, reminder legati a scadenze.
Impostazioni principali:
- Frequenza: Condizione su data
Permette di legare l’invio a un campo data specifico della rubrica. - La data è:
Qui puoi decidere se l’automazione deve partire:
– Uguale → invia esattamente il giorno della data salvata (Esempio: giorno del compleanno)
– Antecedente di → invia X giorni/settimane/mesi prima della data salvata (Esempio: 7 giorni prima della scadenza dell’abbonamento → reminder rinnovo)
– Successiva di → invia X giorni/settimane/mesi dopo la data salvata (Esempio: 3 giorni dopo la registrazione → invio messaggio di benvenuto con sconto) - Al valore del campo:
Scegli il campo data della rubrica a cui legare l’automazione (“Data registrazione utente”, “Data di scadenza contratto”) - Ripeti:
– Ogni anno → utile per compleanni, anniversari o ricorrenze annuali
– Solo una volta → utile per eventi unici, come la data di registrazione o l’attivazione di un servizio
Esempio pratico completo – Newsletter con follow-up a 2 giorni
In Pianificazione invio:
- Frequenza → Condizione su data
- La data è → Successiva di (2 giorni)
- Campo → Data registrazione utente
- Ripeti → Solo una volta
Fase 5 – Seleziona un template
Clicca Seleziona un template 
e scegli il modello approvato da Meta che invierà l’automazione.
Regole e suggerimenti importanti
- Il template deve essere già approvato da Meta: solo quelli approvati compaiono nella lista
- Coerenza con la cadenza:
– Per invii ricorrenti usa template “evergreen” (senza date/condizioni che scadono)
– Evita template “Offerta a tempo limitato” in automazioni che si ripetono nel tempo: rischi di inviare dopo la scadenza. Se devi usare un’offerta a tempo limita la Fine Automazione al periodo dell’offerta oppure usa variabili/CTA che puntano a una pagina sempre aggiornata con l’offerta corrente
– Personalizza con variabili (Nome, ecc.) per maggiore engagement
– Se includi media (immagine/PDF), assicurati che siano valide nel tempo o aggiornate lato server
File e allegati
Se il template contiene un file multimediale (immagine, PDF, video, documento), avrai due opzioni:
- Server personale → carichi i file sul tuo spazio web (hosting) e inserisci il link. È la soluzione migliore per contenuti permanenti (cataloghi, brochure). Non usare servizi come Dropbox, Google Drive, OneDrive o simili, perché non sono spazi accessibili al pubblico esterno o da sistemi esterni e spesso richiedono login per visualizzare i file.
- Server Meta → puoi caricare direttamente su Meta, ma i file restano salvati solo per 30 giorni. Utile per contenuti temporanei (Esempio: coupon a scadenza).
Attenzione: se l’automazione ha durata superiore a 30 giorni e usi il caricamento su Meta, i file non saranno più disponibili al momento dell’invio. In questi casi è sempre meglio caricare i contenuti sul proprio hosting.
Nell’esempio della newsletter, dopo aver scelto il template, compila i vari campi presenti nel modello.
- Abilita Multilingua
Attivando questa opzione potrai gestire la stessa automazione in più lingue, inviando automaticamente il template nella lingua impostata nel profilo del contatto. È utile se la tua rubrica contiene utenti internazionali - Inserisci il Codice dell’offerta
Se il template prevede un campo dedicato a un codice (Esempio: sconto), qui puoi inserire il valore che verrà mostrato a tutti gli utenti (Esempio: WELCOME10). Se utilizzi codici univoci per ogni utente, dovrai invece gestirli tramite variabili personalizzate. - Campi dinamici
Sono i placeholder che personalizzano il messaggio con i dati specifici del contatto (Nome, Cognome, Data di registrazione, ecc.). In questo esempio il campo dinamico {{1}} è collegato al Nome dell’utente, quindi ognuno riceverà un messaggio personalizzato (Esempio: “Ciao Marco”).
Puoi scegliere altre variabili cliccando su “+ Seleziona variabile” e attingendo ai campi presenti in rubrica.
Consiglio pratico: usa sempre almeno il Nome per rendere i messaggi più personali e aumentare il tasso di apertura
Fase 6 – Salva l’automazione
Dopo aver compilato tutti i campi, clicca su SALVA per attivare l’automazione ricorrente.
Da questo momento il sistema invierà automaticamente i messaggi secondo le regole di pianificazione e con il template scelto
Note finali
- Automazioni personalizzate: Le Automazioni Ricorrenti non si limitano a compleanni o newsletter: possono essere sfruttate come base per scenari più complessi, integrandole con altre funzioni della piattaforma. Vedi la guida dedicata: Come creare automazioni personalizzate
- Template approvati da Meta: Ricorda che puoi utilizzare solo template già approvati. Se non ne hai ancora creati, consulta la guida dedicata: Come creare un template di marketing
