Come creare una campagna con template personalizzato

Con WA Smart Business puoi inviare campagne WhatsApp utilizzando un template di marketing personalizzato.
Questa tipologia di template è pensata per messaggi promozionali su misura: offerte, sconti stagionali, inviti ad eventi o comunicazioni commerciali mirate.

Prima di creare una campagna, devi avere già pronto un template approvato da Meta.
Se non sai come fare, leggi prima la guida dedicata: Come creare un template di marketing personalizzato

 

Fase 1 – Inserisci il nome della campagna

Dal menu laterale sinistro clicca su Nuova Campagna.

Nel campo “Inserisci il nome della campagna” scrivi un titolo descrittivo

Esempi utili:

• “Promo Settembre – 20% su tutti i prodotti”
• “Catalogo Autunno 2025”
• “Invito Webinar Clienti Registrati”

Questo nome serve solo per l’organizzazione interna e non sarà visibile ai clienti

 

Fase 2 – Seleziona i destinatari

In questa sezione decidi con precisione a chi inviare la campagna. Puoi selezionare i contatti per Lingua, Nominativo, Gruppo o TAG. Queste selezioni non sono obbligatorie, puoi anche inviare la campagna a tutta la rubrica.
In basso vedrai sempre il contatore aggiornato dei destinatari selezionati.

 

1) Scegli la logica dei criteri

• Somma (OR) → il contatto è incluso se soddisfa almeno uno dei criteri scelti.
  Esempio: Lingua = Italiano OR TAG = “Fiera Milano” → riceverà chi parla italiano oppure chi ha il tag Fiera
• Prodotto (AND) → il contatto è incluso solo se soddisfa tutti i criteri contemporaneamente.
  Esempio: Lingua = Italiano AND TAG = “Fiera Milano” → riceverà solo chi parla italiano e proviene dalla Fiera

2) Tipologie di selezione (non sono obbligatorie: servono a segmentare meglio il pubblico e migliorare le conversioni)

• Lingua (opzionale) – filtra i contatti in base alla lingua impostata nel profilo.
  Azione: clicca su Seleziona per Lingua
  
  scegli una o più lingue (Esempio: Italiano, Inglese) → Continua
  
• Nominativo (opzionale) – seleziona manualmente uno o più contatti dalla rubrica, utile per invii mirati.
  Azione: clicca su “Seleziona per Nominativo” spunta il check accanto al singolo contatto per selezionarlo (puoi selezionare tutti i contatti cliccando su Seleziona tutti vicino al pulsante continua) → Continua.
  Guide utili: Come accedere alla rubrica • Come aggiungere un nuovo contatto in rubrica
  
• Gruppo (opzionale) – invia solo ai gruppi che hai già creato (Esempio: “Clienti VIP”, “Newsletter”).
  Azione: clicca su Seleziona per Gruppo
  
  spunta uno o più gruppi → Continua
  Guida: Come aggiungere un nuovo gruppo
  
• Tag (opzionale) – segmenta per interessi o fonte (Esempio: “QR Code Catalogo”, “Evento Fiera 2025”).
  Azione: clicca su Seleziona per TAG → spunta i tag → Continua.
  Guida: Come creare nuovi tag
  
• Filtri avanzati (opzionali) – si attivano dopo aver scelto Lingua, Gruppo o Tag
  Azione: clicca su Aggiungi filtro su Azione
  
  scegli una condizione
  
  Di seguito trovi quando usarli e un esempio pratico.
  1. Contatti che hanno accettato il consenso con azione Template “Accetto Promozioni”
     Quando usarlo: vuoi inviare comunicazioni di marketing solo a chi ha dato il consenso.
     Esempio pratico: hai il gruppo Newsletter (5.000 contatti). Selezioni Gruppo = Newsletter e aggiungi il filtro Hanno accettato il consenso con intervallo Ultimi 90 giorni. Il sistema limiterà l’invio ai soli contatti compliant (Esempio: 3.800).
  2. Contatti che hanno ricevuto e letto almeno un messaggio
     Quando usarlo: vuoi fare upsell/follow-up su chi ha già mostrato interesse.
     Esempio pratico: dopo aver inviato il Catalogo al gruppo “Prospect”, crei una nuova campagna con Gruppo = Prospect + filtro Hanno letto almeno un messaggio con intervallo Ultimi 7 giorni. In questo modo proponi un coupon -10% solo a chi ha aperto i messaggi del catalogo.
  3. Contatti che non hanno letto un messaggio ricevuto
     Quando usarlo: vuoi recuperare chi non ha aperto (reminder).
     Esempio pratico: 48 ore dopo la promo “Weekend”, crei una campagna di promemoria su Gruppo = Promo Weekend con filtro Non hanno letto un messaggio e intervallo Nelle ultime 48 ore. Inviando in un orario diverso e con oggetto rivisto, dai una seconda chance alla promo
  4. Contatti che non hanno ricevuto messaggi a causa di errori temporanei
     Quando usarlo: vuoi rinviare automaticamente a chi è rimasto escluso per motivi tecnici
     Esempio pratico: programmi una campagna a 1.200 contatti ma il tuo limite giornaliero è 1.000 → 200 vanno in errore. Il giorno dopo duplichi la campagna, imposti gli stessi criteri e aggiungi il filtro Non hanno ricevuto messaggi a causa di errori temporanei con intervallo Nelle ultime 24 ore. Così raggiungi solo i 200 rimasti fuori, senza duplicare invii agli altri
  5. Contatti a cui non sono mai stati inviati messaggi (Nuovi contatti)
     Quando usarlo: vuoi fare onboarding o un primo contatto “di benvenuto”.
     Esempio pratico: selezioni Tag = Lead Form Sito e aggiungi il filtro Nuovi contatti con intervallo Ultimi 7 giorni. Invi un messaggio di benvenuto con guida rapida e call-to-action al catalogo.
  6. Contatti su cui non sono attivi invii programmati
     Quando usarlo: vuoi evitare sovrapposizioni con automazioni/serie già attive.
     Esempio pratico: lanci una promo lampo 24h sul gruppo “Clienti e-commerce”, ma escludi chi sta seguendo l’automazione “Post-acquisto 7 giorni”: aggiungi il filtro Non sono attivi invii programmati. Così non disturbi i clienti già in flusso.

  
  Intervallo di applicazione (selezionabile per ogni filtro): Da sempre, Ultime 24 ore, Ultime 48 ore, Ultimi 3/4/5 giorni, ecc.
  Scegli l’intervallo coerente con l’obiettivo: ad esempio “Ultime 24 ore” per recuperare errori tecnici del giorno prima; “Ultimi 7 giorni” per un follow-up recente; “Ultimi 90 giorni” per il consenso marketing.

3) Limita il numero di contatti (opzionale)

Puoi scegliere di limitare l’invio a un campione specifico:

• 100, 250, 500, 1000, 2000, 3000, 4000, 5000 o 10.000 contatti.

Utile se vuoi fare un test prima di inviare a tutti

Fase 3 – Scegli il contenuto del messaggio

In questa fase colleghi il template personalizzato, quindi:

• Clicca su Seleziona un template
  
  e scegli quello approvato da Meta
  
  File e allegati: Se il template contiene un file multimediale (immagine, PDF, video, documento), avrai due opzioni:
  • Server personale → carichi i file sul tuo spazio web (hosting) e inserisci il link. È la soluzione migliore per contenuti permanenti (cataloghi, brochure). Non usare servizi come Dropbox, Google Drive, OneDrive o simili, perché non sono spazi accessibili al pubblico esterno o da sistemi esterni e spesso richiedono login per visualizzare i file.
  • Server Meta → puoi caricare direttamente su Meta, ma i file restano salvati solo per 30 giorni. Utile per contenuti temporanei (Esempio: coupon a scadenza)

  

• Compila le eventuali variabili cliccando su “Seleziona variabile”
  
  Scegli dall’elenco la variabile che desideri inserire
  
  Una volta selezionata, la variabile comparirà nel riquadro dedicato e sarà utilizzata nel messaggio
  
• Verifica l’anteprima a destra.

Importante: puoi selezionare un template solo se è stato approvato da Meta

 

Fase 4 – Pianifica l’invio

Puoi scegliere:

• Invio immediato → la campagna parte subito
• Invio programmato → imposti giorno e ora

Esempio: inviare una promozione il lunedì mattina alle 9:00 per massimizzare l’apertura

Fase 5 – Test e invio

Prima di inviare:

• Clicca su Invia TEST
  
  Inserisci manualmente il numero di telefono su cui vuoi ricevere l’anteprima del messaggio.
  Nota: il numero non viene preso dalla rubrica, ma devi digitarlo tu
  
• Riceverai l’anteprima del messaggio su WhatsApp
  

Attenzione ai campi dinamici (variabili):

• Se nel template hai previsto un campo dinamico (Esempio: {{1}} = Nome), nel test il sistema non popolerà la variabile perché non sta usando i dati di un contatto della Rubrica
• Quindi nell’anteprima potresti vedere il messaggio con il segnaposto {{1}} e non con il nome salvato in rubrica
• Questo comportamento è normale: quando invierai la campagna ai contatti selezionati, le variabili verranno compilate automaticamente con i dati corretti
• Controlla che testo, pulsanti e link siano corretti
• Se tutto è stato inserito correttamente, cliccare su INVIA per avviare la campagna

Note finali

• Organizza sempre i contatti con Gruppi e TAG: migliora la segmentazione
• Usa sempre un pulsante di opt-out (Esempio: “Interrompi promozioni”) per ridurre le segnalazioni, i blocchi e rispettare la normativa GDPR
• I file caricati su server di Meta hanno una scadenza di 30 giorni → per file multimediali (immagini, video, PDF) permanenti usa il tuo spazio web (hosting)
• Se la qualità dell’account è bassa (sezione report) consigliamo di inviare campagne massive fino a quando non scompare il popup informativo. Consigliamo di aspettare 4/5 giorni per far aumentare di nuovo la qualità in modalità “alta”. Se si continua a mandare messaggi con qualità bassa, si rischia una sospensione o addirittura un blocco dell’account da parte di Meta evitando così l’utilizzo di WhatsApp e l’inibizione del numero.
  Puoi verificare la qualità del tuo account accedendo al menù laterale e selezionando “Chat”. Nella barra in alto clicca su “Report” e consulta la sezione Informazioni account.